Resurssitilanne: Timo Hellgrenin siirryttyä VTT:lle jatkaa hänen tehtäviään puolipäiväisenä sovellussuunnittelija Petri Heliniemi. Hankkeen resursseja ovat myös Karri ja Tuomas Rinta. Karri hoitaa etupäässä hankkeen markkinointia ja Tuomas ja Petri vastaavat aineiston muuntamisesta sopiviin muotoihin, mutta käytännössä kaikki tekevät vähän kaikkea. Hankkeen toteutukseen kirjasto hakee kahta uutta kokopäivätoimista suunnittelijaa, koska saatavan aineiston määrä kasvaa koko ajan.

Sopimuksen tulkinta: Todettiin, että joillakin laitoksilla on esiintynyt hämmennystä siitä, että tekijät ovat luovuttaneet laitossarjoissa ilmestyviä töitään julkaistavaksi verkossa. Laitoksilla ei ole kirjallisia julkaisusopimuksia väittelijöiden kanssa, joten töiden julkaiseminen verkossa ei aiheuta verkkotoimitukselle ongelmia.

Todettiin, että yhden väitöskirjan osalta on ilmennyt tulkintaongelma Yliopistopainon kanssa. Yliopistopaino on tehnyt kustannussopimuksen, joka rajoittaa julkaisun verkkokäytön määräajaksi (kolme kuukautta) ja kieltää tulostusmahdollisuuden. Todettiin, että tämä ei julkaisupankki-hankkeen sopimuksen mukaisesti mahdollista työn ottamista julkaisupankkiin eikä painettujen kappalemäärän alentamista. Todettiin, että mikäli aineisto tarjotaan verkkovälitykseen, on sen oltava jatkuvasti saatavilla, mikä sisältää sekä aineiston lukemisen näyttölaitteelta että sen tulostamisen paperille. Työ voidaan poistaa verkkovälityksestä vain erityisen painavasta syystä, joka voi olla esimerkiksi julkaiseminen jossakin ulkomaisessa arvovaltaisessa sarjassa. Verkkoversion katsottiin toimivan töille mainoksena ja parantavan painettujen versioiden myyntiä.

Päätettiin selvittää asiaa vielä Yliopistopainon kanssa ja selventää sopimuksen sanamuotoa lisäämällä pykälään 3 lisäys: … yleisön saataville selailtavaksi ja tulostettavaksi ja pykälään 8 lisäys … ja saada julkaisuvaihdon edellyttämät 100 painettua kappaletta teoksesta.

Aineiston tilanne: Verkossa julkaistuja töitä on 31 kappaletta. Julkaisemattomia, mutta valmiita töitä on 21 väitöskirjaa ja 40 pro gradua ja työstettävänä on 5 väitöskirjaa ja 10 pro gradua. Uusia julkaisuja pannaan verkkoon vasta sitten, kun palvelulle on saatu pysyvä osoite. Osoitteessa on tarkoituksenmukaisinta käyttää palvelun nimeä.

Vertailussa muiden yliopistojen hankkeisiin todettiin, että Tampereen hanke on vasta käynnistynyt elokuun alussa ja verkkojulkaisua on erikseen anottava, joten kovin monta työtä Tampereella tuskin on julkaistu. Jyväskylän hanke eroaa muista siinä mielessä, että työt tallennetaan kuvina ja verkossa on tarjolla vain heikkolaatuinen versio julkaisuista ja painatusta varten on olemassa parempi versio. Julkaisuja palvelussa on lähes 1000, etupäässä pro graduja. Oulun yliopistossa julkaistu verkkoväitöskirjojen väärä on 70.

Kiinnostus julkaisupankin toimintaan ja töiden toimittaminen julkaistavaksi on ollut viimeaikoina vilkasta. Aineiston käsittelystä Karri Rinta kertoi, että mikäli lähdetiedostot ovat mahdollisimman pitkälle valmiita, eli ne sisältävät mahdolliset kuvat ja taulukot yms. ja tekijä on käyttänyt valmiita tyylipohjia, ei varsinkaan PDF-tiedoston tekeminen ja julkaiseminen vie aikaa 45 minuuttia enempää. Kuvien ym. aineiston lisääminen luonnollisesti kasvattaa käsittelyaikaa. HTML-version teko onnistuu myös melko hyvin, jos tyylipohjia on käytetty. Käsittelyaikaan vaikuttaa varsinkin HTML:n osalta myös se, sisältääkö julkaisu paljon kaavoja ym. hankalaa merkistöä, joiden esittäminen puhtaana tekstinä ei onnistu.

Jatkokehittämisestä todettiin, että Microsoftin uudessa Office2000 -ohjelmistossa on odotettavissa parempi tuki HTML-konversiolle ja lisäksi se tukee paremmin myös XML-muotoa. XML voisi jatkossa olla myös hankkeen pääasiallinen toimitusmuoto, joka sinällään olisi hyvä arkistointimuoto ja josta olisi helppo tuottaa sekä HTML- että PDF-muotoiset dokumentit. Hankkeen yhteydessä saadaan testattavaksi toivottavasti vielä tämän vuoden puolella myös CSC:n ohjelmisto tietokantaratkaisua varten.

Keväällä tiedekunnille tehdyn kyselyn vastaukset oli saatu 7 tiedekunnalta. Kahdelta vastaamatta jättäneeltä tiedekunnalta on saatu vastaukset puhelimitse. Kriteeriksi gradujen osalta seitsemän tiedekuntaa on valinnut suosituksen mukaisen cum laude approbaturin, yksi magna cum laude approbaturin ja yksi sallii kaikkien töiden julkaisemisen. Töiden arvosanakriteerin täyttyminen varmistetaan opintorekisteristä.

Hankkeen työnimenä on ollut elektroninen julkaisupankki ja uuden nimen antamisesta on keskusteltu jo useaan kertaan. Nyt nimi tarvitaan hankkeen julkistamista ja kokeilukäytön aloittamista varten. Nimiehdotuksina oli Eteesi, HYVE ja Arkki. Eteesi nimeä kehiteltiin hieman pitemmälle ja hankkeen uudeksi nimeksi muotoutui E-thesis (e-thesis tai ethesis, käyttöympäristöstä riippuen) yhdessä Helsingin yliopiston verkkojulkaisut -nimen rinnalla.

Julkistamisen päivämääräksi sovittu 30.9 sopii rehtorille ja aika tarkistetaan vielä erikseen. Tilaisuus pidetään Runeberg-salissa ja ohjelmassa on rehtorin, johtoryhmän puheenjohtajan, kirjaston edustajan ja käyttäjien (palveluun työnsä luovuttaneen väittelijän) puheenvuorot, musiikkia sekä cocktail-tarjoilu. Julkistamisesta laaditaan lehdistötiedote ja palvelusta kirjoitetaan artikkeli yliopiston ja kirjaston omissa lehdissä julkaistavaksi. Palvelulle tarvitaan myös pysyvä verkko-osoite. Ehdotuksina oli www.helsinki.fi/ethesis tai ethesis.helsinki.fi, josta jälkimmäistä pidettiin parempana, koska se viittaa pysyvään palveluun. Tekniset ja julkaisupoliittiset yksityiskohdat selvitetään ja palvelun osoite luodaan mahdollisimman nopeasti.

Oikeustieteellisessä tiedekunnassa ollaan käynnistämässä pelkästään elektronisessa muodossa ilmestyvää julkaisusarjaa, joka haluttaisiin toteuttaa yhteistyössä e-thesis-hankkeen kanssa. Tavoitteena on, että tulevaisuudessa kaikki tietyt laatukriteerit täyttävä aineisto olisi mukana palvelussa. Tätä tukevat palvelun edullisuus, saatavuus ja julkaisemisen nopeus perinteiseen julkaisemiseen verrattuna.

Verkkojulkaisupalvelusta järjestetään koulutustilaisuus, jonka kohderyhmänä ovat tiedekuntien ja laitosten julkaisutoimintaan organisoivat henkilöt. Koulutustapahtuman ensimmäinen ideointipalaveri pidetään 06.09.1999 klo 14.00 Yliopistopainon tiloissa Teollisuuskadulla. Ehdotettiin myös tiedekuntien yhteyshenkilöille järjestettävän elektronisen julkaisemisen koulutuspaketin ostamista VTT:ltä.

Seuraava kokous pidetään keskiviikkona 13.10.1999 kello 9.00-11.00 myöhemmin ilmoitettavassa paikassa.