Elektroninen julkaiseminen Helsingin yliopistossa

Laatinut: Jyrki Ilva

Sisällysluettelo:

1. Johdanto

1.1 Tavoitteet

1.2 Vastuutahot

1.3 Dokumenttityypit

1.4 Tekijänoikeudet

1.5 Tarvittava osaaminen

2. Elektronisten julkaisuiden tuottaminen

2.1 Käsikirjoittaja

2.2 Sarjatoimittajat

2.3 Taitto

2.4 Elektroniset versiot

2.5 Painetut versiot

3. Elektronisten julkaisuiden tallentaminen/hallinta

3.1 Tiedostomuodot

3.2 Tallennusvälineet

3.3 Tärkeimmät standardit elektronisen julkaisemisen alueella

4. Elektronisten julkaisuiden jakelu

4.1 Jakelija

4.2 Jakelussa käytettävät tiedostomuodot

4.3 Jakelussa käytettävät välineet

4.4 Dokumenttien identifiointi

4.5 Dokumenttien löytyvyys

Helsingin yliopiston kirjastotoimikunta asetti keväällä 1997 työryhmän valmistelemaan suunnitelmaa yliopiston elektronisen julkaisutoiminnan käynnistämiseksi. Työryhmä sai seuraavan vuoden kuluessa aikaan muistion ja hanke-esityksen yliopiston kirjaston koordinoimaa elektronisen julkaisemisen kokeilua varten. Helsingin yliopiston elektroninen julkaisupankki -hanke sai rahoitusta vuosiksi 1998 ja 1999 ja se käynnistettiin 24.3.1998. Toista vuotta kestäneen selvitys- ja suunnittelutyön jälkeen hankkeen tuloksena syntynyt E-thesis - Helsingin yliopiston verkkojulkaisut -palvelu aloitti virallisesti toimintansa syyskuun lopulla 1999. Vuoden 1999 loppuun mennessä E-thesis-palvelussa oli julkaistu toista sataa Helsingin yliopiston opinnäytettä.

Tämä teksti on osa Kansallisen elektronisen kirjaston FinELibin tilaamaa elektronisen julkaisemisen ohjeistusta, jossa kuvataan eri yliopistoissa luotuja julkaisukäytäntöjä. Ohjeistuksen yhteinen pääsivu on osoitteessa http://www.lib.helsinki.fi/finelib/eleinfo.html, josta löytyvät myös linkit vastaaviin Jyväskylän, Oulun ja Tampereen yliopistoissa laadittuihin selvityksiin.

Tässä tekstissä keskitytään nimenomaan E-thesis-palvelun puitteissa kehitettyyn toimintamalliin, eikä siinä käsitellä muita Helsingin yliopiston kirjastossa käynnissä olleita elektroniseen julkaisemiseen liittyviä projekteja (mm. ELEKTRA ja EVA). Julkaisuohjeiden laatimista vaikeuttaa tosin tällä hetkellä se, että E-thesis-palvelu on kevään 2000 kuluessa siirtymässä Yliopiston kirjastolta Yliopistopainon vastuulle, ja samalla elektronisesta julkaisemisesta tulee ilmeisesti ainakin osittain maksullista toimintaa. Tämän siirron konkreettisista vaikutuksista ei kuitenkaan vielä ohjeiden laatimisajankohtana ole varmaa tietoa, ja niinpä ohjeet keskittyvät pääasiassa kuvaamaan tähänastista järjestelmää ja sen aikana saatuja kokemuksia.

Helsingin yliopiston elektroninen julkaisupankki -projektin (syksystä 1999 alkaen E-thesis) tärkeimpänä tavoitteena on ollut sellaisen palvelun luominen, jonka avulla Helsingin yliopiston opinnäytteitä ja julkaisusarjoja julkaistaan elektronisessa muodossa ja jaellaan verkon välityksellä. Projektin puitteissa on myös luotu sopimusmekanismeja opinnäytteiden tekijänoikeuksien hallinnoimiseksi, selvitetty elektronisen julkaisemisen aiheuttamia muutoksia opinnäytteiden aiempiin julkaisu-, levitys- ja luettelointikäytäntöihin sekä luonnollisesti kokeiltu erilaisia julkaisuteknisiä ratkaisuja.

Toisin kuin monissa muissa yliopistoissa, Helsingissä yliopiston kirjastolla ei ole aiemmin ollut aktiivista roolia väitöskirjojen julkaisemisessa, vaan eri tiedekunnissa ja eri laitoksilla on ollut hyvin erilaisia julkaisutraditioita. Tämä on osaltaan mutkistanut E-thesiksen kaltaisen keskitetyn, koko yliopiston kattavan julkaisupalvelun luomista, sillä sen puitteissa on jouduttu tekemään myös aivan perustason kartoitusta yliopiston tähänastisesta julkaisutoiminnasta ja solmimaan yhteyksiä tiedekuntiin ja yliopiston hallintoon.

Käytännössä julkaisupankki-projektia toteutettaessa pyrittiin luomaan nopeasti sellainen kevyt organisaatio, joka kykenee hallitsemaan opinnäytteiden julkaisu- ja jakeluprosessin. Elektroninen julkaiseminen on edelleen vapaaehtoista, eikä siitä - osittain jo opinnäytteiden suuren määränkin vuoksi - ole toistaiseksi pyritty kehittämään mitään kaikenkattavaa järjestelmää. Oletuksena on, että elektronisen julkaisemisen suosio lisääntyy vähitellen itsestään, kun palvelu saavuttaa riittävän kriittisen massan. Tätä kehitystä on tukenut se, että julkaiseminen on alkuvaiheessa pidetty tekijöiden kannalta ilmaisena ja mahdollisimman vaivattomana.

Päävastuu E-thesis-palvelun toiminnasta on ollut tähän asti Helsingin yliopiston kirjastolla. Yhteistyökumppaneina ovat lisäksi olleet mukana tiedekunnat, Yliopistopaino ja yliopiston atk-osasto, jotka ovat kaikki olleet edustettuina julkaisuprojektin johtoryhmässä. Yliopiston johtoryhmän päätöksen mukaisesti palvelu on kuitenkin siirtymässä kevään 2000 kuluessa Yliopistopainon vastuulle. Muiden osapuolten rooli tulevassa systeemissä on vielä jossain määrin epäselvä.

E-thesis-palvelun tavoitteena on julkaista elektronisessa muodossa sekä yliopistollisia opinnäytteitä että muita yliopiston piirissä toimivia tieteellisiä julkaisuja. Alkuvaiheessa julkaisutoiminta on keskittynyt nimenomaan opinnäytteisiin. Näissä riittääkin työsarkaa, sillä vuosittain yliopistossa tarkastetaan noin 300 väitöskirjaa ja yli 2000 muuta opinnäytteitä. Opinnäytteiden lisäksi tiedekunnat ja laitokset julkaisevat yli sataa tieteellistä julkaisusarjaa, joita niitäkin on tulevaisuudessa mahdollista julkaista elektronisessa muodossa E-thesiksen kautta.

Helsingin yliopiston väitöskirjoista on viime aikoina julkaistu E-thesis-palvelun kautta noin kolmasosa. Erityisen runsaasti palvelussa on ilmestynyt lääketieteellisen, eläinlääketieteellisen ja matemaattis-luonnontieteellisen tiedekunnan väitöskirjoja, muissa tiedekunnissa elektroninen julkaiseminen on sen sijaan vielä harvinaisempaa. Niinpä suurin osa palveluissa julkaistuista väitöskirjoista on ollut näille tieteenaloille tyypillisiä artikkeliväitöskirjoja, joista E-thesis-palvelussa julkaistaan tekijänoikeussyistä ainoastaan yhteenveto-osa.

Vaikka väitöskirjojen julkaiseminen on ollut E-thesiksen ensisijainen tavoite, palvelun puitteissa on haluttu myös kokeilla alempien opinnäytteiden julkaisemista ja kehitellä niihin liittyviä käytäntöjä. Pro graduja on saatu tasaisemmin eri tiedekunnista ja oppiaineista, erityisesti kasvatustieteellisestä ja humanistisesta tiedekunnasta, ja siten ne poikkeavat materiaalinakin selkeästi luonnontieteellisistä ja lääketieteellisistä teksteistä. Pro gradujen ja lisensiaatintöiden hankkimiseksi ei ole toistaiseksi luotu mitään kiinteää järjestelmää, vaan töitä on hankittu tarpeen mukaan lähestymällä vastavalmistuneita, hyvän arvosanan saaneita opiskelijoita kirjeitse. Jonkin verran on saatu myös vanhempia töitä, joita tekijät ovat oma-aloitteisesti tarjonneet julkaistaviksi.

Maaliskuun lopulla 2000 E-thesis-palvelussa oli julkaistu yli 120 väitöskirjaa, neljä lisensiaatintyötä ja noin 70 gradua.

Siinä missä kaikki muukin julkaisutoiminta, myös opinnäytteiden elektroninen julkaiseminen ja verkkojakelu edellyttää tekijän suostumusta. E-thesis-palvelussa tekijöiden kanssa solmitaan kirjallinen julkaisusopimus, jossa määritellään osapuolten oikeudet ja velvollisuudet. Verkkotoimituksella on oikeus muokata julkaisut palvelun edellyttämiin elektronisiin muotoihin ja tallentaa siitä kappale pitkäaikaista säilytystä varten. Julkaisu tarjotaan vapaaseen selailu- ja tulostuskäyttöön kirjaston verkkopalvelimen kautta. Tekijä taas vastaa julkaisun sisällöstä, ja hänen velvollisuuksiinsa kuuluu myös varmistaa, että hänellä on tarvittavat oikeudet kuvien ja mahdollisen muun työhön sisältyvän oheisaineiston julkaisemiseen verkossa.

Julkaisun tekijänoikeus jää tekijälle, eikä E-thesis-palvelu rajoita sen julkaisemista muissa kanavissa, esim. painettuna tai muuna verkkojulkaisuna. Kaupallisessa julkaisemisessa tekijänoikeus siirtyy kuitenkin yleensä kustantajalle, jolloin E-thesis-palvelussa julkistetun väitöskirjan kohdalla menetellään seuraavasti:

• Solmitaan uusi sopimus kustantajan (tekijänoikeuksien haltija) ja E-thesis-palvelun tuottajien välillä, jossa kustantaja antaa luvan teoksen julkiseksi pitämiselle elektronisessa muodossa.
• Jos kustantaja ei anna lupaa väitöksen elektroniselle julkistamiselle E-thesis-palvelussa, sopimus voidaan purkaa. Tällöin täytyy kuitenkin huomioida, että E-thesis-palvelussa julkaistu väitös on korvannut yliopistojen välisen väitöskirjavaihdon, ja jos tekijä on painattanut teoksestaan vain minimimäärän eli 30/50 kappaletta yliopiston käyttöön, hän on velvollinen toimittamaan Yliopiston kirjastolle sata painettua kappaletta väitöskirjastaan.

Yleisen palvelun luomiseen, hallinnointiin ja markkinointiin liittyvän osaamisen lisäksi E-thesiksen ylläpito edellyttää projektin työntekijöiltä myös spesifimpiä teknisiä taitoja. Adoben PDF-formaatin ja HTML:n tuntemus on välttämätöntä, minkä lisäksi tarvitaan kokemusta erilaisista tekstinkäsittely- ja taitto-ohjelmista sekä tekstien kääntämisestä formaatista toiseen. Samoin kokemus metadatasta ja julkaisujen luetteloinnista on hyödyksi. Tulevaisuudessa mahdollisesti hankittavat oma palvelin ja tietokantaohjelmisto vaativat luonnollisesti nekin oman osaamisensa.

Projektin työntekijöiltä edellytettävien tietojen ja taitojen lisäksi myös opinnäytteiden tekijät tarvitsevat opastusta, sekä tyylipohjien käytöstä että verkkojulkaisemisesta yleisemmin. Kun elektroninen julkaiseminen vähitellen arkipäiväistyy ja ohjelmistot muuttuvat helppokäyttöisemmiksi, on todennäköistä, että yhä useammat tekijät voivat tehdä tarvittavat tekniset muunnokset itse.

2. Elektronisten julkaisujen tuottaminen

Opinnäytteitä ei ole Helsingin yliopistossa aiemmin julkaistu keskitetysti, joten E-thesis-palvelun organisaation rakentaminen on ollut suurelta osin pioneerityötä. E-thesiksessä mukana olleista yhteistyökumppaneista eniten kokemusta opinnäytteiden julkaisemisesta on ollut Yliopistopainolla, mutta sekin on rajoittunut vain väitöskirjoihin. Pro gradu- ja lisensiaatintöitä on aiemmin julkaistu vain poikkeustapauksessa, ja useimmissa tiedekunnissa näistä töistä on säilytetty ainoastaan yksi arkistokappale, jonka kiinnostuneet ovat voineet saada luettavakseen tiedekunnan tai laitoksen kirjastossa. Niinpä julkaisuprojektin puitteissa on jouduttu luomaan kokonaan uusia yhteistyökuvioita, ja toiminta on muutenkin ollut alkuvaiheessa hyvin pitkälle kokeiluluontoista.

Väitöskirjojen osalta tiedotuskanavat ovat rakentuneet suurelta osin tiedekuntien ja Yliopistopainon kautta, ja elektronisen julkaisemisen väittelijälle tarjoamat kustannussäästöt ovat luonnollisesti tärkeä motivoiva tekijä. Muutenkin kynnys siirtyä uuteen julkaisumuotoon on pyritty pitämään mahdollisimman matalalla, sillä julkaiseminen on ainakin tässä vaiheessa haluttu rakentaa vapaaehtoisuuden varaan, ei ylhäältä annettujen säännösten tai määräysten. Tämän vuoksi palvelu on pyrkinyt tulemaan väittelijöitä mahdollisimman pitkälle vastaan - väittelijöille annetut julkaisuohjeet ovat vain suosituksia, ja palveluun otetaan vastaan tekstejä kaikissa tavanomaisimmissa tiedostoformaateissa. Tämä on tietysti palvelun tulevan kehittämisen kannalta ongelmallista, mutta nykytilanteessa kuitenkin realistista, sillä väittelijöiden kattavaan kouluttamiseen julkaisuprojektilla ei ole ainakaan toistaiseksi ollut riittäviä resursseja.

Alempien opinnäytteiden osalta elektroniselle julkaisemiselle ei ole samanlaista taloudellista motivaatiota kuin väitöskirjoilla, sillä näitä töitä ei ole yleensä aiemmin julkaistu. Niinpä tekstien hankkiminen on edellyttänyt aktiivista työtä ja kontakteja suoraan opinnäytteiden tekijöihin. Käytännössä tämä on tapahtunut siten, että tiedekunnilta saaduista hyväksyttyjen opinnäytteiden luetteloista on valittu hyvän arvosanan saaneita opiskelijoita, joilta on sitten tiedusteltu kirjeitse, haluaisivatko he antaa opinnäytteensä julkaistavaksi.

Pitemmällä tähtäimellä myös pro gradujen ja lisensiaatintöiden julkaisemisen suosion voisi olettaa kasvavan omalla painoillaan, sillä verkossa julkaistua työtä voi pitää tekijän itsensäkin kannalta hyvänä meriittinä. Toisaalta tässä tulee taas vastaan kysymys resursseista: miten tärkeänä yliopisto lopulta pitää pro gradujen ja lisensiaatintöiden julkaisemista? Käytännössä alempien opinnäytteiden kohtalo onkin tällä hetkellä vielä hämärän peitossa, sillä julkaisutoiminnan muuttuminen maksulliseksi vähentänee merkittävästi opiskelijoiden halukkuutta antaa töitään julkaistavaksi.

Käsikirjoittajan (eli käytännössä opinnäytteen tekijän) ensisijaisena roolina on tietenkin julkaistavan tekstin tuottaminen. Tekstin voi toimittaa E-thesis-palvelun julkaistavaksi siinä vaiheessa kun se on hyväksytty opinnäytteeksi (pro gradut, lisensiaatintyöt) tai saanut painoluvan (väitöskirjat). Yksinkertaisimmillaan käsikirjoittajan ei tarvitse tehdä muuta kuin allekirjoittaa julkaisusopimus, täyttää saatelomake ja toimittaa tekstinsä tiedostona Yliopiston kirjastoon. Tiedostot voi lähettää joko sähköpostina tai levykkeellä, minkä lisäksi paperikopiotkin ovat toisinaan olleet tarpeellisia, jos tulostettuun versioon on tehty korjauksia tai lisäyksiä leikkaa ja liimaa -metodilla. Lisäksi kuvia ja taulukoita on joissakin tapauksissa jouduttu skannaamaan, jos tekijä ei ole kyennyt toimittamaan niitä tiedostoina.

Ethesiksen kotisivulle on koottu Editalta tilattuja tyyliohjeita eri tekstinkäsittelyohjelmia varten, mutta niiden käyttäminen ei ole ollut pakollista, minkä takia se on jäänyt vähäiseksi. Muutenkaan E-thesis-palvelulla ei ole ollut resursseja tekijöiden laajamittaiseen opastamiseen, ja käytännössä ensimmäinen kosketus opinnäytteiden laatijoihin on usein saatu vasta siinä vaiheessa, kun he ovat toimittamassa valmiiksi taitettua tekstiä julkaistavaksi. Tässä suhteessa Yliopistopainolla saattaa olla tulevaisuudessa kirjastoa paremmat eväät, sillä se on jo aiemmin antanut väittelijöille julkaisukoulutuista, ja elektroniseen julkaisemiseen liittyvä opastus voidaan luontevasti kytkeä samaan yhteyteen.

E-thesis-palvelussa julkaistuja opinnäytteitä ei ole jaettu alanmukaisiin sarjoihin, joten sarjatoimittajillekaan ei ole niiden osalta ollut tarvetta. Palvelussa julkaistut työt on hyväksytty opinnäytteiksi asianomaisessa tiedekunnassa, ja ne julkaistaan sellaisenaan, ilman sisällöllisiä muutoksia. Alempien opinnäytteiden osalta tiedekunnat voivat lisäksi päättää vapaasti omasta julkaisukynnyksestään - useimmissa tiedekunnissa vähimmäisarvosanaksi on valittu cum laude approbatur (poikkeuksina kasvatustieteellinen ja eläinlääketieteellinen, joissa ei ole arvosanarajaa, ja valtiotieteellinen, jossa rajaksi on määrätty magna cum laude).

E-thesiksen yhteyteen on ollut tarkoitus koota myös laitosten ja tiedekuntien elektronisia julkaisusarjoja, joiden sisältö olisi ao. laitoksen/tiedekunnan vastuulla. Kullakin sarjalla olisi oma toimitusneuvostonsa ja/tai toimittajansa, joka vastaisi sarjaan sisällytettävien julkaisujen laadusta. Sarjoista ei kuitenkaan ole vielä liiemmin käytännön kokemuksia, sillä ensimmäiset (Eläinlääketieteellisen tiedekunnan "Julkaisuja" ja "Oppimateriaalia" -sarjat) aloittivat toimintansa vasta maaliskuussa 2000. Sarjoja koskevista suunnitelmista ks. http://ethesis.helsinki.fi/arkisto/jupankkivisio.html.

Paperilla julkaistavien opinnäytteiden taitosta vastaavat Helsingin yliopiston mallissa tekijä ja/tai kirjapaino. E-thesis-palvelu huolehtii ainoastaan julkaisun elektronisista versioista: etenkin PDF-versio pyritään tekemään mahdollisimman samankaltaiseksi painetun version kanssa. Käytännössä osa PDF-tiedostoista on jo nyt tullut valmiina kirjapainosta, jolloin niihin on tehty E-thesis-palvelussa ainoastaan pieniä lisäyksiä (julkaisutiedot ym.).

HTML-versioiden osalta painetun julkaisun ulkoasun esittäminen sinällään ei ole mahdollista eikä välttämättä edes tavoiteltavaa, ja niinpä dokumentin julkaisua joudutaan väistämättä muokkaamaan tähän formaattiin sopivaan muotoon. Tekstit on jaettu luvuittain pienempiin tiedostoihin ja sijoitettu yhtenäiseen kehysrakenteeseen.

Julkaistavat tekstit saadaan E-thesis-palveluun yleensä muutamaa viikkoa ennen julkaisupäivää, joka on normaalisti ripustusajan alkamispäivä kymmenen päivää ennen itse väitöstilaisuutta. Toisinaan töitä tulee myös kiireisemmällä aikataululla, mutta näistäkin on pyritty huolehtimaan.

Tekijältä tai kirjapainosta saadut alkuperäistiedostot sijoitetaan omaan hakemistoonsa kirjaston mikroverkkopalvelimelle, jonne ne myös väliaikaisesti arkistoidaan. Ensimmäiseksi tiedostosta työstetään PDF-versio, joka yleensä syntyy vaivattomasti Adobe Acrobat -ohjelman avulla. Joissakin tapauksissa tiedostoa joudutaan vielä tässä vaiheessa muokkaamaan, jos se on jollakin tavalla puutteellinen tai siinä on sellaisia elementtejä, jotka eivät käänny virheettömästi. Samalla kertaa PDF-version kanssa julkaisulle tehdään myös HTML-muotoinen nimiösivu, josta on linkki itse PDF-tiedostoon. Jos tekstistä ei tehdä HTML-versiota (tai jos se tehdään vasta myöhemmin), nämä tiedostot ovat sinällään julkaisukelpoisia. Yleensä PDF-version tuottamiseen tarvittava aika vaihtelee paristakymmenestä minuutista muutamaan tuntiin.

HTML-muotoisen julkaisun tekeminen vaatii huomattavasti enemmän työtä kuin PDF-version, sillä käännösohjelmilla tuotetut tiedostot eivät ole sinällään julkaisukelpoisia vaan niitä täytyy muokata jollakin editorilla. Teksti jaetaan luvuittain useisiin tiedostoihin jotka sijoitetaan navigointia helpottavaan kehysrakenteeseen ja sisällysluettelosta rakennetaan linkit kuhunkin alalukuun. Samalla tiedostoista poistetaan mahdollisuuksien mukaan käännösohjelmien tuottamaa virheellistä tai turhaa HTML-koodia - etenkin Microsoftin Word tuottaa erilaisia HTML-julkaisun kannalta tarpeettomia määrityksiä niin runsaasti, että ne moninkertaistavat HTML-dokumentin koon ja haittaavat myös sen myöhempään editoimista (tästä ongelmasta pääsee tosin osittain eroon Microsoftin tuoreen HTML Filter -ohjelman avulla).

HTML-version kuvien, kaavojen, taulukoiden ja erikoismerkkien korjaaminen vaatii usein runsaasti aikaa - osa kaavoista ja taulukoista täytyy käytännössä toteuttaa kuvatiedostoina, ja jos dokumentti sisältää runsaasti harvinaisia merkkejä, se täytyy julkaista tavanomaista ISO-8859-1-merkistöä laajemmassa UTF-8-merkistössä (jossa tosin siinäkin on omat ongelmansa, merkistöistä ks. Jukka Korpelan laatima opas osoitteessa http://www.hut.fi/~jkorpela/chars.html). Osa E-thesis-palveluun toimitetuista töistä on niin hankalia tapauksia, ettei niitä käytännössä (ainakaan nykyisillä resursseilla) kannata työstää HTML:ksi. HTML-versioiden tekeminen on yleensä vaatinut 1-3 työpäivää, mutta tällaisiin ongelmatapauksiin aikaa saisi kulumaan huomattavasti pitempäänkin.

E-thesis-palvelu on tähän asti vastannut ainoastaan opinnäytteiden elektronisista versioista, mutta palvelun siirtyessä Yliopistopainon vastuulle on oletetettavissa, että julkaisujen tarvepainatus pystytään integroimaan tähänastista paremmin osaksi samaa systeemiä. Toistaiseksi kaikki palvelun kautta julkaistut dokumentit ovat olleet painettujen versioiden rinnakkaisjulkaisuja, mutta ennen pitkää päästään epäilemättä sellaiseen tilanteeseen, jossa elektroninen versio on ensisijainen julkaisumuoto ja painettuja versioita tuotetaan vain tilauksesta tarpeen mukaan.

Joka tapauksessa elektroninen julkaiseminen on jo nyt muuttanut myös painettujen opinnäytteiden jakelukäytäntöjä.Yliopiston konsistori päätti näet keväällä 1999 pienentää väittelijöiltä vaadittavien yliopistolle luovutettavien väitöskirjojen määrää niissä tapauksissa, joissa opinnäyte julkaistaan myös verkossa: Väittelijä voi aiempaan tapaan luovuttaa yliopistolle väitöskirjaansa 160 kappaletta (artikkeliväitöskirjoja 30 täydellistä kappaletta) tai 30 kappaletta ja julkaisemista varten yhden elektronisessa muodossa olevan kappaleen. Jälkimmäisessä tapauksessa tiedekunta voi päättää nostaa luovutettavien kappaleiden kokonaislukumäärän 50:een. Väitöskirjojen jakelusta Helsingin yliopistossa tarkemmin ks. http://ethesis.helsinki.fi/ohjeet/dissjakelu.html.

Elektronista julkaisemista hankaloittaa se, että käytössä olevien julkaisuformaattien ja tiedostomuotojen mahdollista tulevaa käytettävyyttä, yhteensopivuutta ja muunnettavuutta on vaikea ennustaa.

E-thesis-palvelu on ottanut tekstejä vastaan kaikissa tavanomaisissa PC- ja Macintosh-tiedostoformaateissa. Yliopiston piirissä on käytössä monenlaisia ohjelmistoja ja tiedostomuotoja, ja E-thesis on pyrkinyt tältä osin pikemminkin mukautumaan olemassaolevaan tilanteeseen kuin muuttamaan sitä. Käytännössä enemmistö töistä on toimitettu Word-tiedostona, mutta myös Adobe Pagemaker, WordPerfect, RTF ja LaTeX ovat olleet tavanomaisia formaatteja. Lisäksi osa teksteistä on saatu suoraan kirjapainosta PDF-tiedostona, jolloin myös arkistoinnissa on täytynyt tyytyä tähän muotoon.

E-thesis-palvelulla ei ole toistaiseksi ollut käytössä minkäänlaista tietokantajärjestelmää, vaan töitä on säilytetty kirjaston mikroverkko- ja unix-palvelimilla niitä varten luoduissa hakemistoissa (ks. kohta 4.3.). Pitkäaikaissäilytystä varten työt on tarkoitus arkistoida myös cd-rom-levyille sekä alkuperäistiedostoina että julkaisumuodossa.

Elektronisessa julkaisemisessa käytetään hyvin monenlaisia formaatteja, joista osa on virallisesti määriteltyjä standardeja (esim. SGML), osa pelkkiä suosituksia (esim. HTML:n eri versiot) ja osa taas jonkin kaupallisen yrityksen (mm. Microsoft, Corel ja Adobe) omilla ehdoillaan laatimia tuotteita, joiden lähdekoodi ei välttämättä ole julkinen. E-thesis-palvelun kannalta eri tallennusmuodot on kuitenkin käytännöllistä jaotella kolmeen ryhmään:

1. alkuperäinen, kuten TeX-, LaTeX- tai SGML-muodossa oleva taikka Microsoftin Wordin tai Corelin WordPerfectin omassa tiedostojen tallennusmuodossa oleva materiaali
2. indeksoitavissa ja selattavissa oleva, esimerkiksi HTML -muotoinen materiaali sekä
3. elektroninen faksimile, kuten PostScript tai PDF, joita voidaan myös selata.

E-thesiksessä alkuperäistiedostosta on työstetty sekä PDF-muotoinen elektroninen faksimile että indeksoitavissa ja selattavissa oleva HTML-muotoinen versio. Pitkäaikaissäilytystä varten dokumentit arkistoidaan myös alkuperäismuodossa.

E-thesis-palvelun tavoitteena on ollut saada elektroniset julkaisut verkon kautta saataville siten, että niiden löytäminen, lukeminen ja tulostaminen on mahdollisimman vapaata ja vaivatonta. Tämän vuoksi työt on pyritty mahdollisuuksien mukaan julkaisemaan sekä PDF- että HTML-formaatissa, ja myös julkaisujen luettelointiin ja metadataan on kiinnitetty huomiota.

E-thesis-palvelussa julkaistujen dokumenttien jakelijana on tähän asti toiminut Helsingin yliopiston kirjasto. Tilanne saattaa kuitenkin muuttua kevään 2000 kuluessa, kun julkaisuvastuu siirtyy kirjastolta Yliopistopainolle.

Kaikki E-thesis-palvelussa julkaistut tekstit ovat ilmestyneet PDF-muodossa, ja osa on julkaistu myös HTML-versiona. PDF:n ominaispiirteisiin kuuluu se, että formaatti säilyttää julkaisun alkuperäisen ulkoasun ja sopii siten hyvin tulostettavaksi. HTML-muotoinen julkaisu taas soveltuu paremmin ruudulta selailtavaksi, ja se on myös helpommin löydettävissä ja ladattavissa verkon kautta.

PDF-muotoisen tiedoston luominen on yleensä nopeaa ja vaivatonta, ainakin jos alkuperäistiedostot ovat tasoltaan kelvollisia. HTML-version tuottaminen vaatii sen sijaan huomattavasti enemmän työtä, sillä käännösohjelmilla luodut HTML-dokumentit tarvitsevat vielä runsaasti muokkaamista ennen kuin ne ovat julkaisukelpoisia. Lisäksi erilaisten erikoismerkkien, matemaattisten kaavojen ja taulukoiden esittäminen HTML-julkaisussa edellyttää usein hyvinkin hankalaa ja aikaavievää näpertelyä, joka ei edes välttämättä johda tyydyttäviin tuloksiin.

Siirtymisestä HTML:stä monipuolisempaan XML-formaattiin on myös käyty keskustelua, mutta tämänhetkisessä tilanteessa se ei kuitenkaan ole ajankohtaista. HTML-muotoisten julkaisujen kohtalo on muutenkin epäselvä, sillä jos julkaisutoiminnasta tulee Yliopistopainolle siirtymisen yhteydessä maksullista, saattaa olla että niiden hinta kohoaa niin suureksi, ettei halukkaita maksajia enää löydy. Samoin jaottelu vain PDF:nä julkaistavien ja myös HTML:nä ilmestyvien töiden välillä on jo nykyisellään ongelmallista. Niinpä on mahdollista, että tulevassa julkaisutoiminnassa tyydytään pelkkään PDF-muotoon.

Ethesis-palvelun julkaisut on toistaiseksi sijoitettu Helsingin yliopiston kirjaston Renki-palvelimella sijaitsevaan hakemistoon, johon viitataan osoitteella http://ethesis.helsinki.fi. Tämä mahdollistaa sen, etteivät julkaisujen URL-osoitteet muutu siinä vaiheessa kun oman, erillisen palvelimen hankkiminen tulee ajankohtaiseksi.

Tällä hetkellä kaikki E-thesiksen julkaisut ovat vapaasti saatavilla Internetin kautta, eli kuka tahansa voi tulostaa tai kopioida niitä itselleen. PDF-formaatti tarjoaa toki mahdollisuuksia tulostamisen estämiseen, mutta tähän mennessä tällaiselle järjestelylle ei ole ilmennyt tarvetta yhdenkään E-thesiksen julkaisun kohdalla. Toisaalta jos levitysoikeuksia halutaan rajoittaa, voidaan maksullinen verkkojulkaisu toteuttaa myös ELEKTRA-palvelun kautta.

Oman palvelimen hankkimista palvelun käyttöön ei ole toistaiseksi pidetty tarpeellisena, mutta tilanne saattaa luonnollisesti muuttua, kun palvelu siirtyy Yliopistopainon vastuulle ja julkaisujen määrä kasvaa nykyisestä. Tällä hetkellä E-thesiksen kotisivut perustuvat pelkkään HTML:ään, mikä palvelun laajentuessa tulisi aiheuttamaan yhä enemmän ylläpitotyötä. Niinpä jonkinlaisen tietokantapohjaisen julkaisuohjelmiston käyttöönotto on ennen pitkää välttämätöntä.

Pelkän sijainnista kertovan URL-verkko-osoitteen lisäksi E-thesis-palvelussa julkaistavien dokumenttien identifiointiin käytetään myös ISBN-, ISSN- ja URN-tunnuksia, jotka ilmoitetaan kunkin dokumentin nimiösivulla.

Rinnakkaisjulkaisuina ilmestyvien väitöskirjojen PDF- ja HTML-versiolle annetaan omat ISBN-numeronsa, joiden lisäksi luonnollisesti myös julkaisujen painetuilla versioilla on omat ISBN:nsä. Samoin E-thesiksessä julkaistavat elektroniset sarjat saavat oman ISSN-numeronsa. Aiemmin julkaisemattomat pro gradut ja lisensiaatintyöt joutuvat sen sijaan tyytymään URN:iin. URN:ista lisää ks. http://www.lib.helsinki.fi/hyk/kt/kustantajat/urn.html

E-thesiksen julkaisut luetteloidaan Linda-, Helka- ja Fennica-kirjastotietokantoihin, joista on suorat hyperlinkit kuhunkin julkaisuun. Lisäksi E-thesis-palvelussa hyödynnetään Dublin Core -muotoista metadataa, joka sijoitetaan kunkin julkaisun nimiösivulle, jolta on linkit sekä PDF- että HTML-versioihin. Dublin Coren avulla on mahdollista tuottaa korkealaatuinen kuvailutiedosto, jonka ansiosta dokumentti on helpommin haettavissa esimerkiksi rakenteilla olevan Nordic Web Index -palvelun kautta.

Koska E-thesiksen kotisivut ja myös suuri osa julkaisuista ovat vapaasti tarjolla HTML-muodossa, niitä voi löytää Internetin yleisillä hakukoneilla, mikä tuonee sivuille myös satunnaisia koti- ja ulkomaisia tiedonhakijoita. Sivujen löydettävyys eri hakupalvelujen kautta vaihtelee, mutta esim. Google löytää E-thesiksen julkaisut yllättävänkin hyvin.

Päivitetty 03.04.2000