Helsingin yliopiston verkkojulkaisut

Projektisuunnitelma 1998-05-25

Helsingin yliopiston kirjasto
Inkeri Salonharju
Timo Hellgren

Sisältö

1. Johdanto
2. Tavoitteet
3. Tekninen ympäristö
4. Osallistujat ja osallistujien vastuut
5. Tulokset
6. Resurssit
7. Projektin organisaatio ja johtaminen
8. Seuranta ja raportointi
9. Tiedotus
10. Projektin työsuunnitelma

1. Johdanto

Elektroninen julkaiseminen on prosessi, joka kattaa dokumentin luomisen, tallentamisen, esittämisen ja jakelun tietokoneen avulla. Vaikka elektroninen julkaiseminen lisääntyy nopeasti, on vasta murto-osa julkaisutuotannosta käytettävissä joko verkkojulkaisuina tai cd-rom- tai muilla fyysisillä välineillä levitettävinä elektronisina julkaisuina. Verkkojulkaisujen määrä kasvaa kuitenkin nopeasti ja valtaa alaa perinteiseltä tieteelliseltä julkaisutoiminnalta nopeutensa ja potentiaalisen suuren levikkinsä ansiosta.

Kotimainen tieteellinen julkaisijakenttä on varsin hajanainen ja kaupallisten kustantajien lisäksi suuresta osasta julkaisutoimintaa vastaavat yliopistot ja tieteelliset seurat. Suomessa julkaistaan vuosittain noin 800 väitöskirjaa. Väitöskirjojen lisäksi yliopistot julkaisevat erilaisia tieteellisiä raporttisarjoja. Tieteellisiä seuroja Suomessa on noin 200, ja ne julkaisevat yhteensä yli sataa tieteellistä aikakauslehteä, vuosikirjaa tai muuta sarjaa. Suuri osa väitöskirjoista julkaistaan tieteellisten seurojen sarjoissa.

Mikään kotimainen yliopisto ei ole vielä merkittävässä määrin siirtänyt julkaisutoimintaansa elektroniseen muotoon. Pienimuotoisia kokeiluja on ollut Helsingin ja Oulun yliopiston lisäksi Teknillisen korkeakoulun sekä Vaasan ja Jyväskylän yliopistojen piirissä. Kaikissa näissä kokeiluhankkeissa yliopistokirjastoilla on ollut tärkeä rooli.

Helsingin yliopiston kirjastotoimikunta asetti keväällä 1997 työryhmän puheenjohtajanaan vararehtori Paul Fogelberg valmistelemaan suunnitelmaa yliopiston elektronisen julkaisutoiminnan käynnistämiseksi. Työryhmän työn tuloksena syntyi Elektroninen julkaisupankki -työryhmän muistio ja hanke-esitys yliopiston kirjaston koordinoimaa elektronisen julkaisemisen kokeilua varten. Hanke-esitys sisällytettiin yliopiston kirjaston ja yliopiston väliseen tavoitesopimukseen ja se sai rahoitusta vuodelle 1998.

Helsingin yliopiston verkkojulkaisut -hanke käynnistettiin 24.3.1998. Sen hankesuunnitelmassa on otettu huomioon julkaisupankkityöryhmän suositukset. Johtoryhmä hyväksyi hankesuunnitelman toteutuksen pohjaksi kokouksessaan 25.5.1998.

2. Tavoitteet

Hankkeen tavoitteena on kehittää palvelu, jonka avulla Helsingin yliopiston väitöskirjoja ja laitossarjoja sekä lisensiaatintutkimuksia ja syventävien opintojen tutkielmia julkaistaan elektronisessa muodossa ja jaellaan verkon välityksellä.

Palvelu kattaa koko väitöskirjojen julkaisemis- ja jakeluprosessin, kuten tekijänoikeuksien hankinnan, dokumenttien teknisen toimittamisen, julkisesti nähtäväksi asettamisen, verkkojakelun, tarvepainatuksen ja arkistoinnin.

Hankkeessa on ainakin ensimmäisen vuoden aikana syytä keskittyä vain joidenkin julkaisutyyppien julkaisemiseen. Kokemusten perusteella palvelua voidaan laajentaa seuraavana vuonna. Tämä on yksi syy, minkä vuoksi oppimateriaali rajataan kokeilun ulkopuolelle. Elektronisen oppimateriaalin julkaisemista ja jakelua kokeillaan Helsingin yliopiston opiskelijakirjaston koordinoimassa Lyyra-hankkeessa, jonka tuloksia seurataan.

Hankkeen yhteydessä luodaan myös yhteyksiä muihin vastaaviin koti- ja ulkomaisiin yliopistojen elektronisiin julkaisuhankkeisiin.

Tavoitteina on

• Luoda julkaisu- ja välityspalvelu yliopiston omia elektronisia julkaisuja varten
• Kehittää sopimusmekanismit ja mallisopimukset tekijänoikeuksien hankkimiseksi ja hallinnoimiseksi
• Laatia elektronisen julkaisemisen edellyttämä ohjeistus julkaisujen kirjoittajille
• Luoda kontaktit tiedekuntiin ja kehittää automaattiset kanavat aineiston siirtämiseksi julkaisupalveluun ja arkistoimiseksi
• Perustaa elektronisen julkaisuaineiston arkisto
• Integroida palveluun tarvepainatus

3. Tekninen ympäristö

Elektronisen julkaisemisen tekninen infrastruktuuri on jo varsin hyvin kehittynyt. Verkkojulkaisemiseen ja jakeluun on mahdollisuus lähes kaikilla hyvin varustetuilla internetin käyttäjillä. Koska vapaa verkko tekee kaikista tiedeyhteisön jäsenistä ei pelkästään potentiaalisia julkaisijoita vaan myös kustantajia, on suuri vaara, että tieto pirstoutuu verkkoihin vaikeasti löydettäväksi ja hallittavaksi sekä tasoltaan kirjavaksi kaaokseksi.

Teknisten standardien suuri määrä ja epäyhtenäinen soveltaminen heikentävät tiedon käytettävyyttä. Tieteellisten julkaisujen laadunvalvontaan kehitetty referee-järjestelmä ei myöskään aina ulotu vapaaseen verkkoaineistoon. Samoin verkkodokumenttien autentisoinnin ja käyttäjien elektronisen tunnistamisen sekä automaattisten maksujärjestelmien kehittely on kesken.

Hankkeen tekninen ympäristö muodostuu kolmesta osasta, itse julkaisupalvelusta, julkaisujen jakeluympäristöstä ja julkaisujen pitkäaikaisesta säilytyksestä huolehtivasta arkistoratkaisusta. Ratkaisuissa hyödynnetään jo yliopistoympäristössä tuettuja teknisiä ratkaisuja ja kansainvälisiä standardeja. Hankevaiheessa rajoitutaan toteuttamaan pilotti, joka kattaa mahdollisimman hyvin yliopiston julkaisuprosessin ja otoksia julkaistavasta aineistosta. Resurssien rajallisuuden vuoksi toiminta vaiheistetaan asteittain ja suunnitellun kaksivuotiskauden aikana pyritään saamaan käyntiin palvelu, joka voidaan laajentaa varsinaiseksi tuotantoympäristöksi.

Julkaisut on tarkoitus säilyttää sekä alkuperäisinä, tekijältä saatavina tekstinkäsittely- tai julkaisuohjelmilla tuotettuina tiedostoina, verkkojakeluun soveltuvina html- tiedostoina ja laadukkaan tulostuksen edellyttäminä Postscript- tai PDF -tiedostoina.

Julkaisuprosessissa rajoitutaan muuntamaan julkaisut jakelun edellyttämiin tiedostomuotoihin tai tarkistamaan dokumentin virheettömyys, mikäli se on jo valmiiksi saatettu toivottuun muotoon. Ohjeistuksella pyritään rationalisoimaan toiminta mahdollisimman automaattiseksi. Julkaisupalvelua varten tarvitaan sekä pc- että Macintosh-työasemat ja kaikki ne julkaisu- ja konversio-ohjelmat, joita hankkeessa päätetään tukea.

Julkaisujen jakelukanavat valitaan sopimusten sallimissa rajoissa. Mikäli julkaisun vapaaseen verkkolevitykseen on saatu lupa, kanavina käytetään yliopiston omaa julkaisurekisteriä, kirjaston yhteisluetteloja ja tiedekuntien kotisivuja. Avoimeen verkkokäyttöön perustuvan kokotekstitietokannan perustamismahdollisuuksia selvitetään muussa yhteydessä. Julkaisujen jakelu edellyttää www-käyttöliittymää, joka mahdollistaa tiedonhaun ja dokumenttien lukemisen ja tulostuksen. Selaimina käytetään yleiskäyttöisiä verkkoselaimia ja dokumenttien lukuohjelmia. Verkkojakelun rinnalle tarjotaan vaihtoehdoksi tarvepainatus.

Pilottivaiheessa dokumenttien arkistointi toteutetaan keskitetysti ylipiston kirjaston palvelimelle. Saatujen kokemusten perusteella tehdään suositus yliopiston elektronisten dokumenttien tallentamiseksi keskitetysti tai hajautetusti.

4. Osallistujat ja osallistujien vastuut

Hankkeen osallistujina ovat tiedekunnat, yliopiston hallinto ja tiedotus, atk-osasto, yliopistopaino ja yliopiston kirjasto.

Yliopiston keskushallinto vastaa elektronisen julkaisemisen kokeilun edellyttämistä hallinnollisista toimenpiteistä.

Yliopiston kirjasto koordinoi ja johtaa hanketta sekä tarjoaa tuotantoympäristön julkaisujen elektronisen julkaisemisen kokeilua, jakelua ja arkistointia varten. Kirjasto vastaa myös pilottiaineiston tekijänoikeuksien hankinnasta ja hallinnoinnista. Kirjasto tarjoaa käyttöön resurssien mukaisen henkilötyöpanoksen, käytettävissä olevan asiantuntemuksensa sekä käynnissä olevien rinnakkaisten kehittämishankkeiden tuloksia. Kirjasto käyttää projektissa tuotettuja dokumentteja testiaineistona elektronisen vapaakappalepalvelun kehittämisessä.

Se osa yliopiston julkaisuista, jolle saadaan vain rajoitetut levitysoikeudet, ei kuulu julkaisupankkihankkeen piiriin. Se julkaistaan kirjaston koordinoimassa kontrolloituun elektroniseen dokumentinvälitykseen keskittyvässä Elektra-hankkeessa.

Yliopistopaino vastaa julkaisuteknisestä asiantuntemuksesta ja elektroniseen julkaisupalveluun integroitavan tarvepainatuspalvelun kokeilusta. Tarvepainatus on tarpeellinen palvelu väitöskirjojen elektroniselle julkaisemisen täydennyksenä.

Atk-osasto tarjoaa projektin käyttöön verkkopalvelujen ja asiakaslaitteistojen ja ohjelmistojen asiantuntemusta ja tukea. Atk-osasto osallistuu palvelun edellyttämien työasemien varusteluun kampuksilla, käyttäjäkoulutukseen ja neuvontaan sekä tarvittavien ohjeistusten laadintaan.

Yliopiston kirjasto ja tiedotus toimivat yhteistyössä palvelun tunnetuksi tekemiseksi. Sekä sisäistä että ulkoista tiedotusta varten perustetaan hankkeen www-sivut. Niiden kautta tarjotaan kirjoittajille julkaisuohjeet ja tarvittavat työkalut julkaisujen identifikaatiotunnusten hankkimista ja julkaisuihin sisällytettävien metatietojen tuottamista varten.

Tiedekunnat toimivat yhteistyössä hankkeen kanssa ja tuottavat tarvittavan pilottiin sisällytettävän kokeiluaineiston. Tiedekunnat nimeävät tarkoitusta varten yhdyshenkilöt, joiden tehtävänä on huolehtia aineiston välityksestä ja tiedottaa toiminnasta omassa tiedekunnassaan. Yhdyshenkilöille järjestetään toiminnan edellyttämää koulutusta.

5. Tulokset

Elektroninen julkaiseminen lisää yliopiston näkyvyyttä ja nopeuttaa ja laajentaa julkaisujen saatavuutta. Pitkällä aikavälillä on mahdollista saada aikaan myös taloudellisia säästöjä. Hankkeen tuloksena on kokonaispalvelu, joka kattaa kaikki elektronisen julkaisemisen ja julkaisujen jakelun vaiheet. Palvelu on mitoitettu resurssien edellyttämää pienimuotoista julkaisutarvetta vastaavaksi. Hankkeen yhteydessä on tarkoituksena luoda myös aktiivisesti kontakteja vastaaviin koti- ja ulkomaisiin hankkeisiin. Näin kertyy sekä kokemusta elektronisen julkaisemisen kokonaisprosessista että potentiaalisia yhteistyötahoja mahdollisia jatkohankkeita varten.

Hankkeen tuloksia ovat

• Kokeilu ja pilottiympäristö yliopiston omien elektronisten julkaisujen tuottamista ja julkaisua varten
• Elektronisen aineiston vaihtoehtoisia jakelupalveluja
• Tekijänoikeuksien sopimus- ja hallinnointijärjestelmä
• Elektronisen julkaisemisen ohjeistot kirjoittajia varten
• Kanavat aineiston hankkimiseksi ja siirtämiseksi julkaisupalveluun
• Elektronisen aineiston arkisto
• Palveluun integroitu tarvepainatus
• Suositukset yliopiston elektronista julkaisutoimintaa varten.

6. Resurssit

Helsingin yliopiston kirjaston toimintamenoihin on vuodelle 1998 asetettu käytettäväksi 300 000 markkaa hankkeen kustannuksiin. Kustannukset muodostuvat henkilötyökuluista, hankittavasta laitteistosta ja ohjelmistosta, ostopalveluista kuten tekijänoikeussopimusten laadinta- ja matkakuluista sekä sekalaisista kuluista.

Hankesuunnitelma sisältää voimavaralaskelman sekä kuluvalle että seuraavalle vuodelle. Projektin tavoitteet on asetettu kahden vuoden hanketta varten ja lähtökohtana on, että kokonaisbudjetti on 600 000 markkaa.

Menoarvio vuosille 1998 ja 1999
 

Menolaji	1998	1999
Henkilötyö	190 000	250 000
Laitteisto, ohjelmisto	60 000	20 000
Ostetut palvelut	40 000	20 000
Muut	10 000	10 000
Yhteensä	300 000	300 000

 

7. Projektin organisaatio ja johtaminen

8. Seuranta ja raportointi

Projektin etenemisestä tiedotetaan omilla www-sivuilla ja osavaiheista laaditaan raportit, joiden pohjalta työstetään projektin päättyessä loppuraportti. Raportoinnissa keskitytään dokumentoimaan projektin oleelliset vaiheet ja resurssit keskitetään itse palvelun käynnistämiseen ja kehittämiseen. Varsinaisia perusselvityksiä ei tarvita, vaan projektissa hyödynnetään yliopiston kirjaston valtakunnallisissa ja kansainvälisissä hankkeissa aikaansaamia tuloksia ja luomia työkaluja. Peruslinjauksissa tukeudutaan elektronista julkaisupankkia valmistelleen työryhmän suosituksiin.

9. Tiedotus

Tiedekuntien yhteyshenkilöille ja julkaisujen tekijöille järjestetään tarvittavaa koulutusta

10. Projektin työsuunnitelma

Päivitetty 3.8.1998.