Helsingin yliopiston sähköisten opinnäytteiden käsittelyjärjestelmää (E-thesis) käytetään ylempään korkeakoulututkintoon kuuluvien tutkielmien (maisterintutkielmat, eläinlääketieteen lisensiaatin tutkielmat, lääketieteen ja hammaslääketieteen syventävien opintojen tutkielmat) sähköiseen palautukseen, arviointiin ja säilyttämiseen. Kandidaatintutkielmien osalta E-thesistä käytetään seuraavissa tiedekunnissa: kasvatustieteellinen, lääketieteellinen, teologinen ja Svenska social- och kommunalhögskolan.
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
Opinnäytteiden plagiaatintunnistuksen, tieteellisen tarkastuksen ja arvostelun, arkistoinnin, julkaisun ja kirjastoluettelojen muodostamisen osalta yliopistolle laissa säädetty tehtävä tai velvollisuus.
Opinnäytteiden kokotekstin verkkojulkaisemisen osalta käsittely perustuu yliopiston ja opiskelijan välillä E-thesiksessä tehtävään sopimukseen.
Käyttäjän kirjautuessa järjestelmään saadaan käyttäjän nimi ja sähköpostiosoite keskitetystä kirjautumisjärjestelmästä.
E-thesikseen tallentuvat tai järjestelmässä muuten käsiteltävät tiedot saadaan muilta osin rekisteröidyiltä henkilöiltä itseltään:
Suurin osa tiedoista säilytetään pysyvästi.
Seuraavat tiedot säilytetään vain opinnäytteen tarkastuksen ajan:
E-thesiksen tiedot ovat lähtökohtaisesti viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) eli julkisuuslain tarkoittamia julkisia viranomaisen asiakirjoja, joita
Siinä tapauksessa, että järjestelmän tiedot poikkeuksellisesti olisivat julkisuuslain tai muun lain mukaan salassa pidettäviä, E-thesiksen tietoja annetaan nähtäväksi ja luovutetaan vain
Lähtökohta on, että opinnäyte, sen tiivistelmä ja opinnäytettä koskevat tarkastuslausunto ja plagiaatintunnistusjärjestelmän analyysiraportti tulevat julkisiksi, kun opinnäyte on hyväksytty asianomaisessa hallintoelimessä.
Julkisuuslakia sovelletaan myös niihin järjestelmään palautettuihin ja tallentuneisiin opinnäytteisiin, joiden julkaisemisesta Helsingin yliopisto on tehnyt sopimuksen opiskelijan kanssa ja joiden julkaisemista koskevaan sopimukseen on sisällytetty viivästettyä julkaisemista koskeva ns. embargo-ehto.
E-thesikseen palautettu ja hyväksytty opinnäyte ja sen kuvailutiedot sekä tiivistelmä välitetään Helsingin yliopiston kirjastolle, joka tallentaa opinnäytteiden tiedot kirjastojärjestelmään. Kirjasto saattaa bibliografiset tiedot vapaasti saataville.
E-thesiksessä säilytettävät opinnäytteet ovat luettavissa tietyiltä kirjaston asiakaspäätteiltä. Jos opinnäytteen tekijä on tehnyt yliopiston kanssa sopimuksen opinnäytteensä julkaisemisesta, opinnäyte siirretään avoimen verkon kautta yleisön luettavaksi Helsingin yliopiston digitaaliseen arkistoon Heldaan.
Kaikkien E-thesikseen tallennettujen ylemmän korkeakoulututkinnon tutkielmien kuvailutiedot (ml. tiivistelmät) siirretään avoimen verkon kautta yleisön luettavaksi Helsingin yliopiston digitaaliseen arkistoon Heldaan.
E-thesikseen tallennettuja henkilötietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle, mutta tiedot opinnäytteistä julkaistaan avoimessa verkossa Helsingin yliopiston digitaalisessa arkistossa ja kuvailutietoja on mahdollista haravoida muihin julkaisutietoja sisältäviin palveluihin.