Ohjeita opinnäytteiden tarkastajalle

Tarkastus- ja arviointiprosessi

Kuvalliset käyttöohjeet opetustyön ohjeissa.

Järjestelmästä lähtee tarkastajille automaattiviesti sähköpostiin, kun tarkastusvaihe alkaa. Viesti lähtee siihen sähköpostiosoitteeseen, jonka E-thesisvirkailija lähipalvelupisteellä on syöttänyt järjestelmään. Viestissä on suora linkki tarkastettavan tutkielman arvioinnin päänäkymään. Linkkejä on kolme ja ne kaikki johtavat eri kieliseen päänäkymään ja lomakkeeseen. Tarkastathan tiedekunnan ohjeista millä kielellä tutkielman arviointi tulee tehdä. Tutkielman päänäkymään on kuitenkin aina mahdollista päästä myös "työnkulut"-sivulta, joka listaa kaikki sisäänkirjautuneen käyttäjän tarkastuksessa olevat työt. Tämä edellyttää ensin kirjautumista järjestelmään etusivun kautta.

Päänäkymästä löytyvät muun muassa linkit työn pdf-version lataamiseen sekä Ouriginal-raporttiin. Sivu näyttää myös arviointilomakkeen sen hetkisen sisällön. Tarkastaja pääsee muokkaamaan lomakkeen sisältöä klikkaamalla "Muokkaa arviointia" painiketta. Arvioinnin muokkaaminen lukitsee sisällön sisäänkirjautuneelle käyttäjälle ja estää muita tarkastajia muokkaamasta arvioinnin sisältöä. Jos tarkastaja avaa työn tiedot samalla kun arviointilomake on toisella tarkastajalla muokattavana, näytetään hänelle lukitukseen liittyvä viesti ja tiedot muokkauksia suorittavasta tarkastajasta. Lukitus raukeaa kun tarkastaja tallentaa tai peruuttaa arviointilomakkeen muutokset tai kun lomake on auki 30 min ilman tallennusta/peruutusta.

Tarkastajat muokkaavat arvioinnin sisältöä vuorotellen ja jokaisen tallennuksen voi ajatella välitallennuksena. "Huom! Arviointia ei siis ole aina heti tarpeen hyväksyä jos halutaan käyttää välitallennuksia arvioinnin tekemisen apuna. Tällöin toiselle tarkastajalle voi viestittää kommenttikentän kautta tekemästään välitallennuksesta. Kun arvioinnin sisältö on valmis, tarkastaja hyväksyy sen "Hyväksy arviointi" painikkeella. Arvioinnin hyväksyminen tarkoittaa sitä, että sisäänkirjautunut tarkastaja ei enää halua eikä voi tehdä muutoksia arviointiin. Hyväksyminen tehdään arvioinnin ensiksi tallentaneen ja hyväksyneen tarkastajan osalta kahteen kertaan. Toisena tai kolmantena arviointilomakkeelle kirjautuneen tarkastajan osalta arviointi hyväksytään useimmiten vain kerran.

Tarkastajan hyväksyntä kuitenkin peruuntuu, mikäli joku muu tarkastaja muokkaa joko omaa arviointiosuuttaan (radionappivalinnat arvioinnin osa-alueissa) tai korjaa yhteistä arviointia (arvosanaehdotus, tiedekuntakohtainen lisätieto, perustelut). Kun kaikki tarkastajat ovat hyväksyneet arvioinnin, menee työ automaattisesti seuraavaan vaiheeseen ja tarkastajat saavat sähköpostiinsa noreply osoitteesta arviointilomakkeen sisällön pdf-tiedostona.

Tämän jälkeen E-thesisvirkailija opiskelijaneuvonnan lähipalvelupisteellä siirtää tutkielman odottamaan päätöskokouksen hyväksyntää. Tämä tehdään viimeistään viikkoa ennen päätöskokousta. Tällöin opiskelija saa järjestelmästä automaattisen viestin, jonka liitteenä on arvosteluPDF. Kun päätöskokous on hyväksynyt tutkielman arvioinnin, opintoneuvoja rekisteröi suorituksen opintotietojärjestelmään ja siirtää tutkielman E-thesiksen arkistoon. Tästä lähtee opiskelijalle arvostelupäätöstä ja verkkojulkaisulupaa koskeva automaattiviesti.

HUOM

Jos tarkastaja haluaa ilmoittaa muille tarkastajalle arviointiin tehdyistä muutoksista, voi siihen käyttää kommenttiominaisuutta. Uuden kommentin lisääminen (esim. "Tallensin alustavan version arvostelusta"), lähettää tiedon sähköpostilla muille tarkastajille.

Sisäänkirjautuminen HY:n tunnuksella

Tarkastaja kirjautuu sisään järjestelmään joko järjestelmän lähettämässä sähköpostissa olevan linkin kautta tai klikkaamalla ethesis.helsinki.fi sivuston alareunassa olevaa "Login (UH)" / "Kirjautuminen (HY)" linkkiä.

Jos tarkastajalla on käytössä Helsingin yliopiston käyttäjätunnus JA tutkielma on lähetetty tähän osoitteeseen tarkastettavaksi, tulee kirjautumissivulla valita "Kirjautuminen HY:n käyttäjätunnuksella".

HUOM! Mikäli tarkastajalla on useampi aktiivisessa käytössä oleva sähköpostiosoite (esim. hus.fi ja helsinki.fi), tulee hänen kirjautua järjestelmään sillä osoitteella johon tieto tarkastettavasta opinnäytteestä on tullut. Helsinki.fi osoitteeseen tulleen tarkastustehtävän osalta järjestelmään kirjaudutaan kohdasta "Kirjautuminen HY:n käyttäjätunnuksella".

Myös kevyttunnuksen käyttäjät kirjautuvat tämän linkin kautta. Sähköpostitse saatu linkki vie kirjautumisen jälkeen suoraan tarkastettavan työn tietoihin ja jälkimmäinen "Työnkulut"-sivulle (katso seuraava kohta), joka listaa kaikki kyseisellä käyttäjällä tarkastuksessa olevat työt.

Uuden HY:n ulkopuolisen tarkastajan rekisteröityminen ja kirjautuminen

Henkilöiden, joilla ei ole Helsingin yliopiston käyttäjätunnuksia (tai kevyttunnuksia), on rekisteröidyttävä E-thesis-palveluun. Virkailijat opiskelijaneuvonnan lähipalvelupisteissä lähettävät ulkopuolisille tarkastajille rekisteröitymiskutsun annettuun toimivaan sähköpostiosoitteeseen E-thesis-järjestelmän kautta. Oman käyttäjätunnuksen luominen onnistuu seuraamalla sähköpostissa olevia ohjeita.

Työnkulut

"Työnkulut"-taulukossa on listattu kaikki kirjautuneella käyttäjällä tarkastuksessa olevat työt.

Työn tietoihin pääsee klikkaamalla tilaa "Tarkastuksessa" tai työn nimeä.

Tarkastajien "Odottamassa olevat tehtävät" -taulukko on aina tyhjä. Tarkastajat eivät voi myöskään palauttaa tehtäviä työjonoon.

Takaisin "Työnkulut"-sivulle pääsee sivun ylälaidassa olevasta linkistä, joka on näkyvissä ainoastaan kirjautuneille käyttäjille.

Työn tiedot eli arvioinnin päänäkymä

Yleiset tiedot

Sivun otsikko on työn nimi ja sen alla työn tekijä(t). Yleisiä tietoja osiosta löytyvät linkit työhön liittyviin tiedostoihin ja Ouriginal-raporttiin sekä tarkastukselle asetettu aikaraja.

Kommentointi

Tarkastajat voivat kirjoittaa toisilleen kommentteja, jotka on tarkoitettu ainoastaan keskinäiseen yhteydenpitoon. Kommentit ovat ainoastaan tarkastajien luettavissa ja ne poistetaan järjestelmästä tarkastusvaiheen päätyttyä.

Tarkastajat

Ruksi "Hyväksytty"-sarakkeessa tarkoittaa, että kyseinen tarkastaja on hyväksynyt arvostelulomakkeen sisällön.

Arvioinnin tiedot

"Arviointiohjeet"-linkki vie tiedekunnan tarkastajille tarkoitettuihin joko uusia tai vanhoja tutkielmia koskeviin ohjeisiin Digitutkielmat blogiin.

Arvioinnin tiedot -kohdan tärkein elementti on arviointilomake ja siihen liittyvät tiedot. Järjestelmä sisältää useita eri arviointilomakkeita. Lomakkeet ovat erilaisia myös siltä osin arvioidaanko kandidaatintutkielmaa vai maisterintutkielmaa. Myös lomakkeiden toimintalogiikka vaihtelee. Uusien maisterintutkielmien arviointilomakkeet sisältävät sekä tarkastajakohtaista että tarkastajien yhteistä arviointia.

Mikäli arviointilomakkeessa hyväksytään ainoastaan yksi arvo kullekin arvostelukriteerille (kandidaatintutkielmat), on valitut arvot esitetty harmaalla taustavärillä. Tarkastajakohtaisia arvoja hyväksyvässä arviointilomakkeessa tarkastajien tallentamat arvot on värikoodattu "Tarkastajat"-taulukon ensimmäisen sarakkeen värien mukaisesti. Mikäli molemmat tarkastajat ovat valinneet saman arvon, on ruudun taustaväri musta.

Muokkaa arviointia

Arviointia pääsee muokkaamaan klikkaamalla "Muokkaa arviointia" -painiketta, joka lukitsee lomakkeen sisäänkirjautuneelle käyttäjälle. Lukitus avataan lomakkeen tietojen tallennuksen yhteydessä tai jos käyttäjä palaa ”Työn tiedot" -sivulle. Mikäli lomakkeen lukinnut käyttäjä ei tee mitään tai esimerkiksi sulkee selaimen tallentamatta lomakkeen tietoja, avataan lukitus automaattisesti 30 minuutin kuluttua.

Toinen tarkastaja (muut tarkastajat) saa "Työn tiedot" -sivulla tiedon lomakkeen lukitsijasta ja lukitsemisajasta.

Tallennus

Arviointia ei ole aina heti tarpeen hyväksyä jos halutaan käyttää välitallennuksia arvioinnin tekemisen apuna. Tällöin toiselle tarkastajalle voi viestittää kommenttikentän kautta tekemästään välitallennuksesta.

Huom!

Jos lomakkeen muokkaaminen kestää yli 30 minuuttia, tietoja ei voi enää tallentaa, koska lukitus on aukaistu automaattisesti ja toinen tarkastaja on voinut päästä muokkaamaan lomaketta. Pitkät tekstit (esim. perustelut) kannattaa kirjoittaa etukäteen toisessa ohjelmassa ja kopioida arviointilomakkeelle. Toinen vaihtoehto on tallentaa tiedot sopivin väliajoin (< 30 minuuttia).

Hyväksyminen

Arvioinnin hyväksyminen lukitsee arviointilomakkeen sisällön kirjautuneen käyttäjän osalta. Lomake avautuu kuitenkin uudelleen muokattavaksi, mikäli toinen tarkastaja (tai joku muista tarkastajista) muuttaa arvostelun sisältöä. Molempien (kaikkien) tarkastajien on siis hyväksyttävä arviointi, jotta työ siirtyy prosessissa eteenpäin eli tiedekunnan, koulutusohjelman johtoryhmän tai arviointilautakunnan käsittelyyn ja edelleen hyväksyttäväksi. Hyväksy arviointi -painike ei aktivoidu, mikäli kaikki valinnat ovat tyhjiä (-).

Sähköpostit

Järjestelmästä lähetee tarkastajille automaattisia sähköpostiviestejä seuraavissa tilanteissa:

• tarkastuspyyntö
• joku tarkastajissa on hyväksynyt arvioinnin (lähetetään muille paitsi työn hyväksyjälle)
• joku tarkastajista on muokannut hyväksyttyä arviointia (lähetetään tarkastajille, jotka olivat hyväksyneet arvioinnin)
• työn arviointi on valmis ja se on siirtynyt seuraavaan käsittelyvaiheeseen
• tarkastaja lisää kommentin