Instruktioner för att granska avhandlingar

Granskningsprocessen

E-thesis skickar automatiskt ett e-postmeddelande till granskarna när granskningen börjar. Meddelandet skickas till den e-postadress som officiell på studentservicen har lagt in i systemet. I e-postmeddelandet finns en direkt länk till avhandlingen som skall bedömas. Det finns tre länkar (finska, svenska och engelska) och de leder alla till en annan språkvy och form. Kontrollera fakultetens riktlinjer på vilket språk avhandlingen ska utvärderas. Det är också alltid möjligt att komma åt uppgifterna på sidan ”Arbetsprocesser”, när du är inloggad på sidan ser du alla dina aktiva bedömningsprocesser.

Under arbetets uppgifter hittar du bland annat länkar till en PDF-version av avhandlingen och till en Ouriginal-rapport. (Dän finns ingen länk till Ouriginal-raportten i kandidatavhandlingar exkl. teologiska) På sidan ser du också den aktuella informationen som finns på bedömningsblanketten. Granskaren kan göra i ändringar i blanketten genom att trycka på ikonen ”Redigera bedömning”. När du redigerar blanketten låser den sig så att den andra granskaren inte kan göra ändringar i blanketten samtidigt. Om den andra granskaren öppnar blanketten samtidigt som du har den öppen får hen ett meddelande om att blanketten är i bruk och låst, samt vem som för tillfället använder blanketten. Bedömningsblanketten öppnas för redigering igen när den som använt blanketten sparar eller ångrar sina ändringar eller när blanketten varit i bruk i 30 minuter utan att någon sparat eller ångrat.

De som granskar avhandlingen gör det turvis. Varje gång någon sparar bedömningsblanketten räknas det som en mellanetapp. När bedömningen är klar godkänner granskaren den genom att trycka på ”Godkänn bedömningen”. Att godkänna innehållet betyder att granskaren som är inloggad inte mera vill eller kan göra ändringar i bedömningen. Först inloggad granskare gör godkännande två gånger. Den granskare som gör bedömningen efter den första granskare, ska godkänna bedömningen bara en gång.

Granskarens godkännande ska återkallas om en annan granskare ändrar sin egen bedömningsdel (val av radioknappar i utvärderingsområdena) eller korrigerar den gemensamma bedömningen (vitsordsförslag, ytterligare fakultetsspecifik information, motivering). När alla granskarna har godkänt bedömningen går bedömningen automatiskt vidare till nästa steg i processen. Granskarna får en PDF-version av bedömningen per e-post.

OBS! Om en granskare vill informera den andra granskaren om ändringar i bedömningen kan hen använda kommentarsfunktionen. När en ny kommentar läggs till skickas ett automatiskt e-postmeddelande åt den andra granskaren.

Inloggning med HU:s användarrättigheter

Du loggar in i systemet genom att använda länken som skickats till dig per e-post. Efter inloggning kommer du direkt till sidan med avhandlingen som skall bedömas. Det är också möjligt att gå till ethesis.helsinki.fi och logga in genom att klicka på länken Login (UH) eller Kirjautuminen (HY) allra längst ner på sidan. Om du har användarrättigheter till HU:s IT-system skall du välja ”Logga in med Helsingfors universitets användarnamn”. På sidan ”Arbetsprocesser” ser du en lista över alla dina aktiva bedömningar.

Registrering och inloggning som utomstående granskare

Personer som inte har användarrättigheter vid Helsingfors universitet måste registrera sig på E-thesis. Tjänstemän vid studentservicen skickar en inbjudan om registrerin via E-thesis till e-postadress som granskaren användar. Användarrätten skapas enligt instruktionerna i e-postmeddelandet från E-thesis.

Arbetsprocesser

Arbetsprocesser-tabellen visar alla avhandlingar som den inloggade användaren har under behandling.

Till avhandlingens bedömning kommer du genom att klicka på ”Under bedömning” eller på avhandlingens namn.

Granskaren har aldrig information i tabellen ”Uppdrag i polen”. Granskaren kan inte heller skicka avhandlingen tillbaka till behandlingskön.

För att återgå till sidan ”Arbetsprocesser” klickar du på länken som finns uppe i balken. Länken syns endast för inloggade användare.

Avhandlingens uppgifter

Allmän information

Rubriken för sidan är avhandlingens namn och under den kan du se författaren(/-na). Under rubriken ”Allmän information” hittar du länkar till dokument som är kopplade till avhandlingen, Ouriginal-rapporten och datumet för när bedömningen ska vara klar.

Granskare

Ett kryss i rutan ”Godkänd” betyder att ifrågavarande granskare har godkänt innehållet i bedömningsblanketten.

Information om bedömningen

”Instruktioner för bedömningen” länken leder till fakultetens instruktioner för bedömning av avhandlingar.

Den viktigaste funktionen i ”Information om bedömningen” är bedömningsblanketten och de uppgifter som är kopplade till blanketten. E-thesis systemet innehåller flera olika bedömningsblanketter som är planerade enligt de olika fakulteternas behov. Blanketten kan innehålla en matris, textfält, rullgardinsmenyer och flervalsrutor.

Ifall endast ett vitsord per kriterium godkänns i bedömningsmatrisen har de valda vitsorden en grå bakgrundsfärg (kandidatavhandlingar). Ifall matrisen godkänner olika vitsord för olika granskare är vitsorden färgkodade enligt färgen på den första rutan i ”Granskare”-tabellen. Ifall båda granskarna har valt samma bedömning är rutans bakgrundsfärg svart.

Granskaren kan bearbeta bedömningen genom att klicka på "Redigera bedömning". Genom att klicka på knappen låser du blanketten för andra inloggade användare. Blanketten blir tillgänglig för andra när du sparat ändringarna i blanketten eller om du återgår till ”Arbetets uppgifter”-sidan. Ifall användaren som låst blanketten inte gör något eller stänger fliken utan att spara ändringarna öppnas blanketten för andra efter 30 minuter.

Den andra granskaren ser information om vem som låst bedömningsblanketten och när på ”Arbetets uppgifter”-sidan.

OBS!

Om du bearbetar bedömningsblanketten i över 30 minuter går ändringarna inte att spara eftersom blanketten ”öppnas” för andra användare. Längre texter och motiveringar lönar det sig att först skriva i ett annat program och sedan kopiera in i blanketten. Alternativet är att spara bedömningen med jämna mellanrum (< 30 minuter).

Godkännande

När du godkänner bedömning låses den för dig. Blanketten blir igen tillgänglig ifall den andra granskaren ändrar på bedömningens innehåll. Alla granskarna måste alltså godkänna bedömningen för att processen skall gå vidare till fakultetsrådet/utbildningsprogrammets ledningsgruppen/bedömningsnämnden för godkännande. Gookänn bedömningen tryckknapp skall inte aktiveras om någon granskare har mera än ett tomt (-) val i bedömningsområden.

E-post

Systemet sänder e-post till granskaren/användaren när:

när avhandlingen lämnats in för bedömning
när någon av granskarna har godkänt bedömningen (skickas inte till den som godkänt granskningen)
När någon av granskarna bearbetat en redan godkänd bedömning (skickas till den granskare som redan godkänt bedömningen)
när avhandlingens bedömning är klar och den har flyttats till följande steg i processen
när en granskare lägger till en kommentar